Nas empresas, o antigo hábito de fazer do e-mail a principal fonte de registro está ficando para trás. É o que mostra o estudo Pesquisa 2011 sobre Retenção de Informações e eDiscovery realizado pelo instituto de pesquisas Applied Research a pedido da Symantec.

O levantamento ouviu profissionais de TI e da área jurídica de 2 mil companhias em 28 países para identificar como elas gerenciam o crescente volume de dados armazenados eletronicamente e como se preparam para a solicitação de eDiscovery, como é conhecido o método de pesquisa e obtenção de dados eletrônicos.

Na América Latina, quando os respondentes foram questionados sobre quais tipos de fontes de informação são mais solicitados, 65% disseram e-mail, outros tipos arquivos e documentos foram citados por 72%.

"O fato de o e-mail já não ser a principal fonte de informação para uma solicitação de eDiscovery é uma mudança significativa em relação ao que tem sido a norma durante os últimos anos”, aponta Dean Gonsowski, consultor de eDiscovery da Symantec. De acordo com ele, a concentração no e-mail não é mais suficiente, já que há muitas fontes de informação, como documentos isolados etc.

Questões legais

Uma das conclusões do estudo foi que as organizações que empregam as práticas recomendadas para gerenciamento de informações e registros possuem risco significativamente menor de sanções judiciais ou multas.

Na América Latina, 81% das companhias que seguem as melhores práticas para reter dados são mais propensas a ter um plano formal de retenção estabelecido.

Outra dado relevante do relatório mostra que apesar dos riscos observados em empresas que não têm política formal de retenção de informações, mais da metade dos entrevistados na América Latina não tem plano estabelecido para mudar esse quadro. Das companhias ouvidas, 28% estão discutindo como fazê-lo e 14% não possui nenhuma iniciativa em curso.

Entre as razões estão alto custo (35%), falta de necessidade (32%); o fato de ninguém ter sido encarregado dessa responsabilidade (26%), mostra o estudo.